word批量生成成绩单,一文教会你快速实现! - 永恒君的百宝箱
微信公众号:yhjbox(永恒君的百宝箱),获取最新文章、资源。

word批量生成成绩单,一文教会你快速实现!

实用技巧 永恒君 106℃ 0评论

背景需求

生活中在分发成绩单、请帖、各种证书时,往往要根据excel里面的数据根据固定的word格式填入固定的内容,然后再将生成的word文档分发给对应的人

以成绩单为例,给学生成绩单一般的模板格式都是类似如所示

空白的数据需要根据excel表的数据,一个一个填入word模板中。如果需要录入很多人的数据,源数据格式如下图所示,则一个个录入是不现实的。

邮件合并功能

邮件合并功能:通俗点讲,就是根据excel表内容按照word给定的模板录入数据,然后批量生成对应的word文档。

使用方法:

  • 1、打开已经编辑好的word模板,然后切换到邮件工具栏,再点击”选择收件人“一栏,在弹出的下拉菜单里选择”使用现有列表“。

  • 2、此时弹出选择数据源对话框中按照自己的存储路径选择自己的excel文件,点击打开按钮,在随后弹出的对话框中选择sheet1表即可,如下图所示。

  • 3、选择“视图” – “大纲视图”,将文章的标题设置为“1级”,如图。

  • 4、匹配数据,选择要录入数据的区域,并把光标放到该区域,然后点击”插入合并域“,在下拉列表中选择对应的字段。如xx同学这里,就要选择“姓名”字段;语文成绩则选择“语文”字段,如图。

    依次对要输入的区域进行相同的操作。输完所有区域对应的结果如下图。

  • 5、生成文档。区域填好后,点击”完成并合并“功能区,在弹出的下拉菜单中选择”编辑单个文档”。

然后在弹出的对话框中选择全部,点击确定即可,如图,这时word便开始生成文档,如果数据很大,需要等待一段时间。

这个时候生成的word文档包含了所有人的成绩单,直接保存即可。

  • 6、如果需要把每个人的成绩单都保存成单独的文件,可以继续点击大纲视图,按“Ctrl+A”将所有内容全部选中,点击“显示文档” – “创建”,如图。

然后再点击保存,重命名为“总表”,这样就为所有同学生成了单独的word成绩单文档。

小结一下:

1、邮件工具栏 – ”选择收件人“ – ”使用现有列表“。
2、导入数据excel文件;
3、“视图” – “大纲视图”,将文章的标题设置为“1级”;
4、匹配数据,选择要录入数据的区域,点击”插入合并域“,在下拉列表中选择对应的字段。
5、点击”完成并合并“,在弹出的下拉菜单中选择”编辑单个文档“,确定,保存。

如果需要把每个人的成绩单都保存成单独的文件,点击大纲视图,按“Ctrl+A”将所有内容全部选中,点击“显示文档” – “创建”,再点击保存,重命名为“总表”。

挺简单的,你也可以动手试试!

欢迎交流!

微信公众号:永恒君的百宝箱
个人博客:www.yhjbox.com

anyShare分享到:

转载请注明:永恒君的百宝箱 » word批量生成成绩单,一文教会你快速实现!

喜欢 (6)
发表我的评论
取消评论

*

code

表情